Home / Voorwaarden

Voorwaarden en garanties

Concept. Deze tekst is een opzet en moet voor publicatie juridisch worden gecontroleerd en aangevuld door Potlood Administraties B.V.

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden van Potlood Administraties B.V., conceptversie 2 november 2026.

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Opdrachtnemer: Potlood Administraties B.V., gevestigd te Breda (KvK-nummer 95845828).
Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht geeft tot het verrichten van Werkzaamheden.
Opdracht / Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
Werkzaamheden: alle administratieve, boekhoudkundige, fiscale en daarmee samenhangende werkzaamheden die Opdrachtnemer voor Opdrachtgever verricht.
Bescheiden: alle informatie, gegevens, stukken en documenten die Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter beschikking stelt of die in het kader van de Opdracht worden vervaardigd.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
Afwijkingen zijn alleen geldig als deze schriftelijk zijn overeengekomen.
De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Deze voorwaarden gelden ook voor vervolg- of aanvullende opdrachten.

Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst

Alle offertes zijn vrijblijvend, tenzij anders aangegeven.
De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke (of elektronische) aanvaarding van de offerte of opdrachtbevestiging door Opdrachtgever, of door feitelijke aanvang van de Werkzaamheden.
Opdrachtnemer hanteert in beginsel één vaste prijs. Deze wordt vooraf duidelijk overeengekomen. Er zijn geen verrassingen: meerwerk wordt alleen in rekening gebracht na voorafgaande schriftelijke overeenstemming.

Artikel 4 – Uitvoering van de opdracht

Opdrachtnemer voert de Werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen uit. Er is sprake van een inspanningsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk een resultaatsverbintenis is overeengekomen.
Opdrachtnemer streeft ernaar binnen 24 uur (op werkdagen) te reageren op vragen van Opdrachtgever. Dit is een streven; bij complexe vragen of piekperiodes kan dit langer duren, mits tijdig gecommuniceerd.
Opdrachtnemer werkt met een vast aanspreekpunt zoveel als redelijkerwijs mogelijk is, om te voorkomen dat Opdrachtgever telkens opnieuw informatie moet delen.
Opdrachtnemer mag derden inschakelen bij de uitvoering van de Opdracht.

Artikel 5 – Verplichtingen van de Opdrachtgever

Opdrachtgever verstrekt tijdig alle Bescheiden die nodig zijn voor een goede uitvoering van de Opdracht. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van deze Bescheiden.
Extra kosten of vertraging door te late, onjuiste of onvolledige aanlevering komen voor rekening van Opdrachtgever.
Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer tegen schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie.

Artikel 6 – Honorarium en betaling

De Werkzaamheden worden in beginsel tegen een vooraf overeengekomen vaste prijs verricht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden betaald, zonder korting, opschorting of verrekening.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
Opdrachtnemer mag de werkzaamheden opschorten bij achterstallige betaling.
Betaalt Opdrachtgever het honorarium voor een jaar in één keer vooruit, dan geldt een korting van één maand (Opdrachtgever betaalt 11 van de 12 maanden). Bij tussentijdse beëindiging rekent Opdrachtnemer de afgenomen maanden, inclusief de opzegtermijn, af tegen de gewone maandprijs en betaalt het restant van het vooruitbetaalde bedrag terug.

Artikel 7 – Aansprakelijkheid

Opdrachtnemer is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Opdracht.
Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico, of – indien geen dekking – tot maximaal het honorarium over de betreffende opdracht of het betreffende kalenderjaar.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of schade door bedrijfsstagnatie.
Specifieke afspraak Potlood Administraties B.V.: Indien door een toerekenbare fout van Opdrachtnemer een boete of verzuimboete door de Belastingdienst of een andere instantie wordt opgelegd, betaalt Opdrachtnemer deze boete (tot een redelijk maximum, in beginsel gelijk aan het honorarium van de betreffende opdracht), mits Opdrachtgever alle Bescheiden tijdig en correct heeft aangeleverd en de schade direct meldt. Deze regeling geldt niet bij opzet of grove nalatigheid van Opdrachtgever.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige informatie van Opdrachtgever.

Artikel 8 – Geheimhouding en privacy

Beide partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie strikt geheim.
Verwerking van persoonsgegevens vindt plaats conform de AVG. Opdrachtnemer treft passende technische en organisatorische maatregelen.
Opdrachtnemer mag gegevens delen als dit wettelijk verplicht is (bijv. Wwft-meldingen).

Artikel 9 – Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op modellen, templates, adviezen en andere producten die tijdens de Opdracht ontstaan, blijven bij Opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 10 – Duur en beëindiging

De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd, tenzij een bepaalde duur is overeengekomen.
Beide partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand, tenzij anders overeengekomen.
Opdrachtnemer mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij wanbetaling, faillissement of andere zwaarwegende omstandigheden.

Artikel 11 – Overmacht

Bij overmacht (in de zin van art. 6:75 BW) worden verplichtingen opgeschort. Bij langdurige overmacht mogen partijen de overeenkomst opzeggen zonder schadeplichtigheid.

Artikel 12 – Klachten

Klachten over de Werkzaamheden moeten binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld. Te late melding kan leiden tot verval van rechten.

Artikel 13 – Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van Opdrachtnemer, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.

Artikel 14 – Slotbepalingen

Indien een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht.
Opdrachtnemer mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden van toepassing na kennisgeving aan Opdrachtgever.

Garantievoorwaarden

24-uur-garantie. Stel je op een werkdag een vraag via WhatsApp, telefoon of mail, dan krijg je binnen 24 uur (op werkdagen) inhoudelijk antwoord of een concreet moment waarop je het krijgt. Lukt dat niet, dan betaal je de maandprijs van die maand niet. Heb je een jaar vooruit betaald, dan krijg je die maand terug. [Uitzonderingen, bijv. feestdagen en vakantie met vervanging, na akkoord Mustafa.]

Geen-verrassingen-garantie. Je betaalt alleen je vaste maandprijs. Werk dat er niet onder valt, doen we alleen na jouw schriftelijke akkoord op een vooraf genoemde prijs.

Boetegarantie. Krijg je een boete van de Belastingdienst door een fout of te late aangifte van ons, dan betalen wij die. Voorwaarde: je hebt de benodigde stukken op tijd aangeleverd. [Aanvullen.]

Opzeggen

Je kunt schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand. Zie ook artikel 10 van de algemene voorwaarden.